La peor modalidad de interrupción son las reuniones. Estas son las razones:

• Suelen centrarse en palabras y conceptos abstractos, no en cosas reales.
• Suelen transmitir una cantidad infinitamente pequeña de información por minuto.
• Suelen salirse del tema con enorme frecuencia.
• Exigen una preparación para la cual la mayoría de la gente no tiene tiempo.
• Suelen tener un temario tan vago que casi nadie sabe el objetivo.
• Suelen incorporar al pesado de turno que se encarga de hacer perder el tiempo a los demás sin ningún sentido.
• Las reuniones se reproducen. Una reunión lleva a otra, que a su vez lleva a otra…


Otra desgracia añadida es que las reuniones se planifican como si fueran un programa de televisión. Te reservas entre media hora o una hora porque es así como las agendas informatizadas funcionan (no verás a nadie que planifique una reunión de siete minutos en el Outlook). Mala suerte.
Si en realidad con siete minutos se puede alcanzar el objetivo de la reunión, ese sería el tiempo que se debería emplear. No conviertas siete minutos en treinta.
Si lo piensas, el coste real de una reunión es enorme. Pongamos que has planificado una reunión de una hora con diez personas. Esto en realidad significa una reunión de diez horas, no de una. Estás intercambiando diez horas productivas por una hora de reunión. Y además el coste real total se aproximará a las quince horas, si tomamos en consideración costes de cambiar de registro mental que representa delo que uno está haciendo, desplazarte a otro lugar para la reunión y volver a retomar lo que se había dejado antes.
¿Puede resultar aceptable en alguna ocasión intercambiar diez o quince horas productivas por una reunión de una hora? Quizás en alguna ocasión lo sea. Pero es un precio muy alto para pagar. Si se valoran desde un puro análisis de costes, las reuniones de este tipo se convierten en un pasivo, no en un activo. Piensa en el tiempo que estás perdiendo realmente y pregúntate si vale la pena.

Si al final decides que es absolutamente necesario convocar una reunión intenta que ese tiempo sea lo más productivo posible siguiendo estas normas:

• Marca un tiempo límite. Cuando se acabe, la reunión se disuelve. Punto final.
• Convoca al menor número de personas posible.
• Ten un orden del día claro.
• Abre la reunión con un problema específico.
• Convoca la reunión en el lugar del problema, no en la sala de reuniones. Menciona temas reales y propón cambios reales.
• Concluye con una solución y determina un responsable de la misma.

Del libro: Reinicia